Mesmo que você não tenha nada mapeado, os processos já acontecem na sua rotina e na rotina de sua empresa.
Quer ver?
Veja essa definição de processos e compare com as tarefas que você executa na sua empresa: Processo é um grupo de atividades que estão organizadas e serão realizadas em uma sequência lógica, as quais recebem entradas (inputs), as transformam e adicionam valor, para gerar produtos e/ou serviços (outputs) para clientes específicos. Em alguns casos, as entradas e as saídas são bem tangíveis, em outros são dados, informações.
Conseguimos enxergar tais atividades e organizá-las de maneira a agregar mais valor, respeitando os requisitos do mercado e do próprio processo, quando conseguimos mapear todas as tarefas e recursos que compõe as atividades que realiza para gerar um bem ou serviço ao cliente.
O mapeamento de processos é uma ferramenta que permite visualizar um processo com um todo e compreender todas as tarefas e recursos que o compõe.
Entendendo quais são as ocupações, atividades, insumos e os tempos das atividades, podemos compreender a capacidade da empresa e determinar quais pontos necessitam de melhorias.
Mas, como posso fazer isso?
1. Determine qual processo será analisado.
2. Entenda onde começa e onde termina cada atividade que compõe esse processo.
3. Ordene as atividades, conforme o fluxo em que acontecem.
4. Tire os tempos de cada atividade e anote. Se possível, faça essa etapa mais de uma vez para confirmar se o tempo é o mesmo, ou se pode haver variações significativas.
5. Analise, também, quanto tempo leva para que uma etapa forneça input para a etapa sucessora. Esse tempo é chamado de lead time, e deve ser somado ao final, considerando todos os ciclos.
6. Verifique em quais etapas há desperdícios ou etapas desnecessárias.
7. Identifique onde pode ocorrer as melhorias.
8. Refaça os passos anteriores.
Ao mapear um processo, entenda que um plano de ação será confeccionado para tratar os pontos de melhorias e que essa abordagem deve ser repetida sempre que necessário para assegurar:
- Consistência: não pode haver variabilidade ao atender requisitos, sejam estipulados pela própria empresa ou pelo cliente. Basicamente trata de: "Prometeu, cumpra".
- Padronização: esse aspecto confere às suas atividades padrões definidos com a melhor forma de executar as tarefas e aproveitar os recursos que refletirão nas entregas. O objetivo dos padrões é reduzir ao máximo os desvios que podem prejudicar os resultados almejados.
- Previsibilidade: entender como seu processo funciona permite lidar com tudo que pode dar muito certo e com tudo que pode dar errado, sendo possível alinhar prazos realistas e também ações preventivas para evitar falhas/erros.
- Qualidade: independente da abordagem, a qualidade deve ser pensada desde a decisão dos fornecedores, passando por todas as ações dentro da organização.
- Otimização: enxergar seu estado atual, seu potencial e pontos de melhorias para conseguir melhorar o fluxo das atividades e a performance do negócio.